Como se organizar para participar de licitações?

Por Portal ConLicitação

Apesar de constantemente batermos na tecla de que o processo licitatório não é tão complicado quanto muitos imaginam, não podemos deixar de frisar a importância de boa logística e organização.

Principalmente organização.

Querendo ou não, quando falamos do mercado de compras públicas, estamos lidando com o governo – e governo é burocracia. Burocracia é papel. Muito papel.

Se você não souber como gerenciar e administrar sua papelada, vai se perder. Isso será ainda mais problemático se a sua empresa participar de vários processos licitatórios ao mesmo tempo.

E não se engane: mesmo licitações eletrônicas geram sua demanda por papel. E isso já começa no edital, pois no conjunto de boas práticas recomendamos fortemente que você tenha a versão impressa dele – mesmo que já tenha lido em PDF.

Agora vamos imaginar que você, proprietário de uma empresa, está participando de um pregão presencial e, de repente, seu assistente liga perguntando sobre um documento importante para uma outra licitação que já está em processo de análise.

Se você não souber onde está ou se sua equipe nem fazia ideia de que participava desta licitação, você correrá o risco de perder uma oportunidade por pura e simples falta de organização.

É verdade que dentro do mundo das licitações, o preço conta muito. Mas ele não conta toda a história. Para uma estratégia vitoriosa, você deve ter muito mais do que apenas os preços mais baixos.

E essa estratégia já começa na base, desde a leitura do edital… Daí a importância de saber como organizar documentos, informações, papéis e demais anexos. Imprescindível também contar com uma boa gestão de equipe e comunicação.

Mas como organizar o departamento de licitação?

Cada empresa precisa organizar a estratégia de acordo com suas peculiaridades – o que funciona para um, pode não funcionar para outros.

Deve-se levar em conta uma série de fatores tais como o perfil da empresa e dos colaboradores, a tecnologia, o mercado, entre outros.

Mas via de regra, o recomendado é criar um fluxo administrativo para que todos acompanhem – em um só lugar – o andamento de cada um dos processos licitatórios.

Neste sentido, boa parte de suas licitações passarão pelos seguintes caminhos:

  1. Fase de entrada: Leitura do edital, separação de proposta, aguardando início;
  2. Fase de saída e processo em andamento: Proposta lacrada e enviada para o órgão público;
  3. Fase de empenho, contratação ou execução: Ganhou a licitação, recebeu a nota de empenho, começou a entrega do produto ou serviço;
  4. Fase de recebimento ou liquidação: serviço concluído, aguardando recebimento;
  5. Fase do Atestado de Capacidade Técnica: recebeu, aguardando atestado de capacidade técnica;
  6. Arquivo Morto: o processo acabou, mas você precisa guardar toda a documentação referente durante um período de até cinco anos, pois a justiça tem este prazo para solicitar qualquer informação;

Dentro desta lógica, você precisa ter pastas especiais para cada licitação e elas vão sendo movidas de um lugar para o outro conforme progridem.

Um bom exemplo é a utilização de armários de escritório. Você pode reservar cada nível do armário para uma fase – a primeira gaveta é a de entrada, a segunda de saída, a terceira de empenho e execução, e assim vai indo…

Se você tem uma pegada mais tecnológica, pode utilizar ferramentas como o Trello – que é gratuito – para organizar, comunicar e gerenciar todos os processos em andamento.

 
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